Jouw gegevens. Zorgvuldig bewaard.

• We vragen niet meer dan nodig is. Een BSN vragen we niet.
• Gegevens over de zorgsituatie gebruiken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.
• Een zorgverlener ziet pas wie je bent als we jullie aan elkaar koppelen.
• Gegevens over gezondheid staan niet in onze meldingsmails.
• We houden bij wie welke gegevens inziet.
• Je kunt altijd vragen om inzage, correctie of verwijdering.

Zorgbaar helpt families, verwijzers en zelfstandige zorgverleners om zorg thuis te regelen.

• Zorgbaar is een handelsnaam van G.F.A. Nieuwenhuis (eenmanszaak)
• KvK-nummer 98679112
• Adres: Dauphinelaan 70, 5627 CR Eindhoven
• Privacyvragen: info@zorgbaar.nl of telefoon 085 060 7225

Een functionaris voor gegevensbescherming (FG) hebben we niet; dat is voor een organisatie van onze omvang niet verplicht. Je kunt met alle vragen bij de gegevens hierboven terecht.

• Zorgbaar is verantwoordelijk voor alles wat via de website en het platform binnenkomt: je aanvraag, het gesprek met ons, het zoeken van een zorgverlener, de accounts in het portaal en onze eigen facturen.
• De zorgverlener die bij jou of je naaste zorg geeft, is zelf verantwoordelijk voor de zorg en de eigen administratie daarvan: de zorgovereenkomst, de uren en de facturen aan de cliënt. Zorgbaar en de zorgverlener zijn elk zelfstandig verantwoordelijk.
• Voor de documenten die de zorgverlener in ons systeem maakt (zorgovereenkomsten, facturen aan cliënten, uren) is Zorgbaar verwerker namens de zorgverlener. Daarover sluiten we met elke zorgverlener een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens

• Naam, telefoonnummer, e-mailadres (niet verplicht), postcode of plaats.
• Wat je vertelt over de zorgsituatie: welke zorg, hoeveel uur, wanneer, en je toelichting. Dit zijn gegevens over gezondheid (bijzondere persoonsgegevens).
• Als de zorg start: gegevens voor de zorgovereenkomst en de facturen, zoals naam en adres van de cliënt, geboortedatum, contactpersoon en factuuradres.
• Als je inlogt in het cliëntportaal: je inloggegevens en wat je daar doet (tekenen, berichten).
• Technische gegevens, en de herkomst van je bezoek (bijvoorbeeld een advertentie), alleen als je daar bij de cookies toestemming voor gaf.

Waarvoor en op welke grondslag

• Je terugbellen en je aanvraag bespreken: stappen vóór een overeenkomst, op jouw verzoek (AVG artikel 6 lid 1 sub b).
• Gegevens over de zorgsituatie gebruiken om passende zorg te zoeken: je uitdrukkelijke toestemming (AVG artikel 9 lid 2 sub a). Die geef je met het vinkje in het formulier; we leggen vast wanneer, in welk formulier en met welke tekst.
• Je voorstellen aan een passende zorgverlener: je uitdrukkelijke toestemming.
• Het cliëntportaal, de zorgovereenkomst en de planning: uitvoering van de overeenkomst. Voor de documenten van de zorgverlener zijn wij verwerker.
• De website verbeteren met statistieken: je toestemming via de cookiebanner.
• Meten welke advertenties werken: je toestemming via de cookiebanner (marketing).

Je kunt je toestemming altijd intrekken: mail of bel ons. Wat we al deden blijft rechtmatig, maar we gebruiken de gegevens daarna niet meer voor dat doel. We leggen je intrekking vast, met datum. Je oorspronkelijke toestemming en de intrekking kunnen daarna door niemand meer worden veranderd.

Een bericht via het contactformulier behandelen we als een aanvraag: daarvoor gelden dezelfde gegevens, grondslagen en termijnen.

Hoe lang we het bewaren

• Een aanvraag zonder vervolg, ook een bericht via het contactformulier: 12 maanden na de laatste activiteit maken we de aanvraag anoniem. Naam, contactgegevens en toelichting gaan dan weg. Dit gebeurt automatisch.
• Bewijs van je toestemming: zolang we de aanvraag bewaren.
• Berichten in het cliëntportaal (het berichtenbord van de cliënt, het zorgteam en Zorgbaar) zijn te lezen door de cliënt en de vertegenwoordiger, de zorgverleners die op dat moment in het team zitten, en Zorgbaar. Wie een bericht plaatst, kan het zelf weer verwijderen. Verder bewaren we de berichten zolang we de zorgovereenkomst bewaren. Zet er geen medische details in; die horen in het dossier van de zorgverlener.
• Zorgovereenkomst, uren en facturen van de zorgverlener: die bewaren we namens de zorgverlener, minstens 7 jaar (de fiscale bewaarplicht van de zorgverlener).
• Back-ups: onze database maakt elke dag een back-up die 7 dagen bewaard blijft. Van de bestanden (zoals documenten en getekende overeenkomsten) maken we elke nacht een versleutelde back-up die we 30 dagen bewaren. Wat we verwijderen, is na die termijnen ook uit de back-ups verdwenen.

Dit geldt voor transferpunten, casemanagers, huisartsen, praktijkondersteuners, mantelzorgmakelaars en thuiszorgorganisaties.

Welke gegevens

• Over jou: naam, functie, organisatie, werk-e-mail en telefoonnummer, je account en je mailvoorkeuren.
• Over je cliënt: wat je aanmeldt, bijvoorbeeld initialen of naam, woonplaats, telefoonnummer van de familie, situatie en zorgvraag. Je bevestigt dat je hiervoor toestemming hebt van de cliënt of diens vertegenwoordiger; dat vinkje leggen we vast met tijdstip en tekst.

Waarvoor en op welke grondslag

• Je aanmelding verwerken en je op de hoogte houden: gerechtvaardigd belang (de samenwerking met jouw organisatie) en uitvoering van de afspraak.
• Gegevens van je cliënt gebruiken om zorg te zoeken: uitdrukkelijke toestemming van de cliënt, via jou.
• Mails over de voortgang (intake, voorstel, bericht, start): gerechtvaardigd belang. Je kunt je afmelden via de link in elke mail.

We informeren de cliënt of de familie zelf wanneer we contact opnemen.

Hoe lang we het bewaren

• Je account: 2 jaar na het laatste contact (de laatste keer inloggen of aanmelden). Daarna verwijderen we het automatisch.
• De gegevens van je cliënt volgen de termijnen bij families (hoofdstuk 3).

Welke gegevens

• Naam, contactgegevens, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN en tenaamstelling, AGB- en BIG-nummer.
• Documenten die je aanlevert: diploma, VOG, BIG, KvK-uittreksel, polis, klachtenregeling, cv.
• Je publieke profiel en foto, alleen als je daar toestemming voor geeft. Je foto blijft afgeschermd tot je profiel met jouw toestemming openbaar wordt.
• Je beschikbaarheid, tarieven, planning, uren en facturen.
• Je SEPA-machtiging voor de afschrijvingen van Zorgbaar.
• Vragen die je aan de hulprobot in het portaal stelt (zie hoofdstuk 6).

Waarvoor en op welke grondslag

• Je aanmelding beoordelen en je screenen: uitvoering van de (toekomstige) overeenkomst en gerechtvaardigd belang (veilige zorg).
• Je in contact brengen met cliënten: uitvoering van de overeenkomst.
• Je publieke profiel op zorgbaar.nl: je toestemming. Je kunt het altijd offline zetten.
• Onze facturen en de incasso: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke plicht (de fiscale bewaarplicht).
• Je administratie (zorgovereenkomsten, uren, facturen aan cliënten): wij zijn verwerker, jij bent verantwoordelijk.
• Mails over nieuwe zorgvragen: gerechtvaardigd belang. Afmelden kan via de link in elke mail.
• Bijhouden welke schermen je in het portaal opent, per dag, en of je via een link in een mail van ons binnenkwam: gerechtvaardigd belang (het portaal verbeteren en je helpen als je vastloopt). We leggen alleen het scherm en de dag vast, geen inhoud en geen gegevens van cliënten. Alleen Zorgbaar ziet dit, we gebruiken daarvoor geen cookies, en je kunt er bezwaar tegen maken.

Hoe lang we het bewaren

• Een aanmelding zonder vervolg (afgewezen of procedure gestopt): 4 weken daarna verwijderen we je gegevens. Vink je bij het aanmelden aan dat we je gegevens 1 jaar mogen bewaren voor toekomstige zorgvragen, dan na 1 jaar.
• Als actieve zorgverlener: zolang we samenwerken.
• Je documenten (VOG, BIG, diploma, cv, polis, klachtenregeling, KvK-uittreksel): 12 maanden na het einde van de samenwerking.
• Je SEPA-machtiging: zolang hij geldt, en daarna minstens 14 maanden na de laatste afschrijving, zodat een terugboeking nog te controleren is.
• Je administratie (zorgovereenkomsten, facturen aan cliënten, uren): niet automatisch verwijderd, minstens 7 jaar. Je kunt alles zelf downloaden in het portaal, onder Documenten.
• Onze facturen en incasso's aan jou: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Welke schermen je in het portaal opende: 12 maanden, daarna wissen we het automatisch.

We verkopen nooit gegevens. We delen alleen wat nodig is.

Met een zorgverlener

Als we jullie aan elkaar voorstellen en je daar toestemming voor gaf. Wat die zorgverlener ziet, gaat stap voor stap:

• zolang er nog een voorstel loopt: alleen de zorgvraag zonder naam (soort zorg, momenten, regio en een korte omschrijving);
• zodra wij de zorgverlener aan jullie koppelen en die voor jouw zorgvraag de afspraken met ons heeft getekend, of zodra die in het zorgteam zit: ook de naam, het adres, de geboortedatum, de contactgegevens van de cliënt en de vertegenwoordiger, en de factuurgegevens. Die zijn nodig om de zorg te geven en de zorgovereenkomst te maken.

Een zorgverlener gaat vertrouwelijk om met wat hij of zij over jou of je naaste weet. Andersom delen we de documenten van een zorgverlener niet met cliënten; zij zien alleen wie er komt.

Met verwerkers

Deze bedrijven werken voor ons, met een verwerkersovereenkomst. Waar een bedrijf buiten de EU zit, staat erbij hoe de doorgifte is beschermd.

• Supabase: database, inloggen en opslag van bestanden. De gegevens staan op servers in de EU (Stockholm, Zweden); het bedrijf zit in de VS. Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Vercel: hosting van de website en het portaal. De servers staan in de EU (Dublin, Ierland); het bedrijf zit in de VS. EU-VS Data Privacy Framework.
• Resend: het versturen van e-mail, VS. EU-VS Data Privacy Framework.
• Mollie: betalingen, iDEAL en SEPA-incasso, Nederland.
• Cookiebot (Usercentrics): de cookiebanner en je cookiekeuze, EU.
• Cloudflare (Turnstile): een mensencheck op de openbare formulieren, tegen misbruik door automatische programma's. Daarvoor verwerkt Cloudflare technische gegevens zoals je IP-adres en browserkenmerken. VS, EU-VS Data Privacy Framework.
• Google (Tag Manager, Analytics, Ads): statistieken en advertentiemeting, alleen na je toestemming. VS, EU-VS Data Privacy Framework.
• Ahrefs: statistieken, alleen na je toestemming. Singapore, standaardcontractbepalingen.
• Anthropic: de hulprobot in het zorgverlenersportaal. We sturen alleen je vraag mee; zet daar geen gegevens van cliënten in. VS, standaardcontractbepalingen.

Met instanties

Als de wet ons daartoe verplicht.

WhatsApp

Op de site staat alleen een link. Stuur je ons een WhatsApp-bericht, dan verwerkt Meta (WhatsApp) dat bericht onder zijn eigen voorwaarden. Deel daar liever geen gegevens over gezondheid; bel of mail ons daarvoor.

We gebruiken software om een zorgvraag en een zorgverlener bij elkaar te zoeken, en daar kan in de toekomst kunstmatige intelligentie bij helpen. Een voorstel wordt altijd door een mens beoordeeld: door ons, en daarna door jou of je verwijzer, die zelf kiest. We nemen geen besluiten met gevolgen voor jou die volledig automatisch tot stand komen (AVG artikel 22).

• Noodzakelijk: om in te loggen en de site te laten werken. Daar vragen we geen toestemming voor.
• Statistieken (Google Analytics, Ahrefs) en marketing (Google Ads): alleen als je dat kiest in de cookiebanner. Ook de herkomst van een advertentiebezoek bewaren we alleen met jouw toestemming.
• Je keuze wijzigen kan altijd via de knop hieronder.

Hieronder staat per categorie welke cookies we gebruiken, waarvoor ze dienen en hoe lang ze bewaard blijven. Dit overzicht werkt zichzelf bij.

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen, toegang per rol (wie iets mag zien, ziet alleen dat) en afgeschermde opslag voor documenten.

We houden bij wie welke gegevens bekijkt: elke keer dat iemand een casus, de gegevens van een cliënt, een document, een zorgovereenkomst of een factuur opent, leggen we vast wie dat was en wanneer, zonder de inhoud. Ook houden we bij wie wat verandert: aan instellingen en tarieven, aan profielen door beheer, en wie toegang tot het cliëntportaal kreeg of verloor. Toestemmingen en intrekkingen leggen we vast. Geen van die logboeken kan iemand wijzigen of wissen; alleen Zorgbaar kan ze inzien, om onbevoegde inzage op te sporen.

De openbare formulieren zijn beschermd tegen misbruik door automatische programma's, met een controle van Cloudflare (Turnstile). Gegevens over gezondheid staan niet in onze meldingsmails: daarin staat alleen dat er een nieuwe aanvraag is.

Je mag ons altijd vragen om:

• inzage in de gegevens die we van je hebben;
• correctie als iets niet klopt;
• verwijdering, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren;
• beperking van het gebruik;
• overdracht van je gegevens (we sturen ze je als bestand);
• bezwaar tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang;
• intrekken van je toestemming.

Stuur je verzoek naar info@zorgbaar.nl of bel 085 060 7225. We reageren binnen 4 weken. Om te zorgen dat we niemand anders gegevens geven, kunnen we vragen wie je bent.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via contact, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We passen deze verklaring aan als ons werk verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie dit is.